Промените в Наредба Н-18 налагат задължителна промяна и в начина на използването и работата със софтуерните продукти!

21.01.2019 15:04:15

Обръщаме внимание на всички наши клиенти, които използват софтуерните ни продукти, да са наясно с това, че след 31 март 2019 г. за регистрираните по ЗДДС и след 30 юни 2019 г. за останалите влизат в сила определени изисквания и ограничения при работа със софтуерни продукти в търговски обекти.

Изискванията засягат само фирмите, които приемат касови плащания и за целта имат, или ще имат намерения да използват фискални устройства (касови апарати) в търговските си обекти. Дори и наличието на един касов апарат в някой обект налага съобразяването и изпълнението на новите правила. За тези, които работят само с разплащания чрез банкови преводи не се налагат никакви промени и при тях не е необходимо да се предприемат каквито и да било действия.

Вероятно, голяма част от вас не са били запознати и не са обърнали внимание на факта, че управлението на вашия бизнес ще бъде сериозно затруднено. Липсата на информираност за новите изисквания в Наредба Н-18 поражда много въпроси. До момента се обръщаше внимание само на факта, че промените се отнасят до подмяна на касовите апарати. Дали целенасочено или без умисъл в лицето на държавата се пропускаше един много съществен факт, който ще доведе до огромен хаос и точно за него трябваше много по-рано всички фирми да бъдат информирани.

Не оспорваме факта, че в наложените изисквания има елемент на стремеж за подобряване на фискалната политика и прекратяване на нелоялни търговски практики, от които всички честни и съвестни фирми страдат не по-малко, тъй като те създават несправедлива конкурентна среда. ФОРНЕКСТ ЕООД вярва, че клиентите, които използват софтуерните ни продукти споделят тази идеология - че съвестното спазване на фискалната политика е и основен фактор за създаването на по-добра бизнес среда.

Огромен проблем обаче създава обстоятелството, свързано с част от поставените неизяснени и неизпълними условия. В този случай най-доброто ни желание не може да помогне за съобразяването и изпълнението им. Основното, което искаме почти всички софтуерни фирми в бранша е удължаване на срока, защото той е изключително кратък и несъобразен с реалните възможности за въвеждане на необходимите промени в софтуерните ни продукти с цел изпълнението на новите условия.

ФОРНЕКСТ ЕООД полага необходимите усилия да се информираме в детайли за това, какво е необходимо да се коригира, как трябва да бъде изпълнено и как да бъде включено в логиката и функционалността на нашите софтуерни продукти, за да може да ги приведем във вид, който ще отговаря на изискванията на Наредба Н-18.

В най-общи линии ще опишем какво ще се промени след 31 март 2019 г.:

въвежда се понятието СУПТО (система за управление на продажбите в търговски обект)
всички наши продукти, които предлагаме с изключение на софтуера за хотел за гуми (StorageOfTires) са СУПТО;
използването на софтуерен продукт и наличието на касов апарат (комбинацията е СУПТО) задължително изисква те да бъдат свързани, така че всички касови бележки да бъдат издадени през софтуера и не се допуска ръчно издаване на касов бон;
при създаване на продажба (в това число и поръчка за ремонт) без изключение е необходимо софтуерът да генерира уникален номер на продажба (УНП), който да е задължителен реквизит на съответния документ (подобно на номер на фактура). Няма задължение всеки документ съдържащ УНП да бъде приключен и платен. УНП се въвежда с цел проследяване на процесите по създаване и приключване на продажбите;
след пълното заплащане на дадена продажба същата трябва да бъде заключена и функционалността на софтуера няма да позволява каквато и да е промяна от този момент нататък;
при отбелязване/отмятане на плащания в брой към продажба, софтуерът задължително трябва да изисква свързаност с фискално устройство и издаване на фискален бон, след което плащането в системата няма да може да бъде променяно;
при необходимост от промяна на плащане ще се въведе функционалност за сторно операция, която задължително ще е свързана с издаване на фискален бон по новите изисквания;
при отпечатване на фискален бон задължително върху него ще се отпечатва и уникалният номер на продажбата (УНП);
все още е спорен моментът с използване на тестово копие на продукта с цел провеждане на обучение и тест на нововъведения преди инсталиране на нова версия. На този етап според Наредбата това не е позволено и не може да се извършва в средата, където се извършва реалната работа със софтуерния продукт;
въвеждат се задължително нови номенклатурни таблици на оператори, фискални устройства и търговски обекти, чрез които ще се управлява логиката за генериране на УНП и ще се изпълнява условието за съхраняване на задължителна информация към всяка продажба по Наредба Н-18 и по-конкретно от Приложени № 29;
въвежда се регистрационен режим за предлаганите от производителите и използваните от ползвателите софтуерни продукти;
това означава, че ФОРНЕКСТ ЕООД трябва да приведе във вид отговарящ на условията по Наредба Н-18 всеки софтуерен продукт и да го регистрира в регистъра на НАП, като след преглед и одобрение от тях същият ще бъде публикуван или не в списъка с позволените за използване софтуерни продукти;
при издаване на всяка нова версия на софтуерния продукт, процедурата по одобряване и вписване в списъците се повтаря;
всички клиенти, които използват наши продукти и използват фискални устройства за обслужване на плащания в брой са длъжни да регистрират в НАП кой продукт ползват и коя версия. При промяна на версията отново процедурата се повтаря. Всеки софтуерен продукт се задължава да притежава и предоставя потребител, чиято роля е „Одиторски профил“ и чийто достъп трябва да е еквивалент на администраторски профил, но само в режим на четене (read-only). При проверка от органите на НАП клиентите ни са длъжни да осигурят работно място и данни за достъп чрез одиторския профил на служител на НАП с цел осъществяване на проверката;
всички данни, от които служителите на НАП ще се интересуват и ще изискват съобразно Приложение 29 от Наредба Н-18 трябва да могат да бъдат извлечени от системата в подходящ формат и предоставени на тях;
при субективни съмнение и установяване на нередности във функционалността на софтуерния продукт НАП може да изиска преустановяване на работата с него, както на конкретния наш клиент, така и на всички останали, които го използват;
всеки клиент е длъжен да отговаря за целостта и да съхранява данните от информационната система за срок от 11 години;

Няма да може да опишем всички специфични казуси, свързани с обслужването на добри търговски практики съобразно наредбата, но се надяваме, че с гореописаното ще добиете представа за мащаба на промяната и регулацията, която се въвежда от държавата в лицето на МФ и НАП.

Какво може да се предприеме и как да се реагира след 31 март 2019 г.

Отново важно е да се знае, че всички клиенти, които използват софтуерните продукти и работят с разплащане само по банка или се откажат от касови плащания и ползване на касови апарати не е необходимо да предприемат никакви действия!

В случай, че започнете да работите без наличието на СУПТО в търговските обекти и започнете да обслужвате дейността си на ръка също не е необходимо да предприемате действия, за да отговорите на условията на Наредба Н-18. Работата извън търговските обекти и офиси, в които не се извършват продажби и няма налични касови апарати се предполага, че нямат отношение и не подлежат на изискванията. Тоест, при работа на ръка в ТО и след това всички документи на по-късен етап, ако бъдат въвеждани и обработвани от информационна система ИЗВЪН всякакви ТО и офиси, се предполага, че не е нарушение. ФОРНЕКСТ ЕООД не гарантира, че това тълкувание е вярно и следва всеки от клиентите ни да се консултира с адвокат или одитор по-специално за това.

В случай, че ФОРНЕКСТ ЕООД успее да вгради новите функционалности и регистрира продуктите в НАП ще обнови версиите на клиентите, които изявят желание да работят със СУПТО по новите изисквания на Наредба Н-18. Силно се надяваме и работим за това усилено.

За тези, които желаят да започнат с празна база данни и искат да запазят и да ползват архив на досега въведената история това може да се извършва единствено и само извън търговските обекти и офиси на компютри, които не са собственост на фирмата.

Важно!

Имайте предвид, че софтуерите, които ще отговарят на изискванията на Н-18 няма да могат да обслужват всички видове, марки и модели касови апарати и фискални принтери! Това означава, че трябва да съобразите какви касови апарати ще закупите с това, с кои точно фискални устройства конкретният софтуер ще предоставя вградена функционалност за управление. В тази връзка полагаме усилия да направим тестове и да осъществим управлението на софтуерните ни продукти с апарати предлагани от ДАТЕКС и ЕЛТРЕЙД.

Колко ще ви струва внедряването на новите промени в софтуера, който използвате?

Все още не може да предоставим информация за цената на услугата и подмяната на версиите на софтуерните ни продукти. Планираме това да се изчислява на база всяко отделно работно място, като цената по внедряване и пускане в експлоатация на нова версия съобразно Н-18 ще бъде еднократно, след което ще е необходимо да се сключи договор за поддръжка за минимален срок от една година. Поддръжката ще е задължителна за работните места, които имат свързаност с фискални устройства.

Надяваме се, че тези пояснения дават яснота за последствията в организацията на вашия бизнес и необходимите действия, които трябва да бъдат предприети, за да се изпълнят новите изисквания. В интернет пространството чак сега започна да се дава по-точна и подробна информация за изискванията и евентуалните последствията за бизнеса след изтичане на срока, който е 31.03.2019 за фирмите регистрирани по ДДС и 30.06.2019 за останалите. Всички искаме и се надяваме срокът да бъде удължен, за да може нормално и спокойно да приведем в съответствие с Наредбата софтуерните ни продукти и най-вече вие, нашите клиенти, да успеете да организирате дейността си по нов начин, съобразен с новата логика. Част от текстовете в Наредбата са неизпълними и силно притеснителни. Те са предпоставка за различно тълкуване и постоянна заплаха за невъзможно изпълнение на Наредбата, следствие на което винаги някой може да бъде набеден, че не спазва правилата, както от страна на софтуерните компании, така и от страна на търговците, които са ползватели на СУПТО.

Силно се надяваме да не се налага необходимост от протестни действия, които се предвиждат евентуално на 18 февруари 2019 и за които ФОРНЕКСТ ЕООД не е запозната в детайли и не може да ви даде точна информация. Основното справедливо искане вероятно ще бъде удължаване на срока, което със сигурност ще даде възможност по-прецизно да си свършим работата и да ви предоставим продукти, съобразени с новите изискванията за подобряване на фискалната политика в РБ.

Надяваме се за разбиране и съпричастност от ваша страна!

В. Йорданов