Добавяне на нов артикул
За по-голямо удобство програмата предлага няколко начина при отваряне на екрана за добавяне на нов артикул: може да използвате бутона във вертикалната лента вляво от таблицата (втория бутон отгоре надолу), може използвате менюто, което се показва чрез кликане с десен бутон някъде по екрана, може да използвате комбинацията от клавишите "Ctrl+A", за най-бързо може да използвате клавиша Insert от клавиатурата когато курсорът се намира в някое от полетата за бързо търсене.
На екрана се отваря прозорец за попълване данните на артикул. Когато в таблицата със списъка на артикулите има някакви данни, системата копира и попълва автоматично почти всички полета в екрана за добавяне на новия артикул. Данните се взимат от записа, който е бил текущ преди стартиране на процедурата. По този начин лесно може да въвеждате номенклатурата на артикулите с еднакви данни без да въвеждате една и съща информация всеки път. Например ако трябва да опишете/въведете данните за DVD устройство, може преди това да се позиционирате на вече въведено DVD и при активиране на процедурата за въвеждане на нов артикул, системата ще копира голяма част от информацията. После е необходимо само да нанесете малко корекции за да създадете нов номенклатурен елемент.
Основни полета с данни
Ордеркод/Парт №, спецификация и краткото описание са трите основни полета с текстова информация за артикула. Те са тези, които се отпечатват в изходните документи, като фактури, касови бележки, стокови разписки и др.
Ордеркодът е полето, в което трябва да попълните уникално наименование на артикула. Това е полето, в което трябва да попълните баркода на артикула, ако искате да работите с баркодове. Основното най-бързо търсене в складовата програма се осъществява основно по това поле. Полето е с дължина 30 символа.
Спецификацията е кратко наименование, по което също може да се извършва търсене като имайте предвид, че системата при търсене прави разлика между малки и големи букви. За това добре преценете дали ще въвеждате само с главни или ще използвате малки и големи букви. Полето е с дължина 30 символа.
Кратко описание е поле в което може да напишете текст до 50 символа с описание на артикула. В него е добре да сложите данни, като параметри на артикула. Това ще ви помогне след това да откриете този артикул като използвате търсенето по ключова дума.
Детайлно описание е поле, в което може да попълните текст с големина без ограничение, но по него не може да се упражнява търсене. Основната цел на полето е, в случай, че имате електронен магазин информацията от тук да се показва като подробна информация за артикула в него.
Полето № за поръчка е предвидено за попълване с информация за кодово наименование зададено от доставчика. То може да съдържа максимум 15 символа. По него може да се извършва бързо търсене в номенклатурата/склада .
Графично изображение на артикула
Към всеки артикул софтуерът позволява да прикачите графично изображение. Изображението трябва да бъде в JPG формат и да се намира в директорията предвидена за съхранение на файловете със снимките (директорията се определя в модула Настройки/Данни на фирмата и опции). Програмата предлага удобството автоматично да прикачи изображението, когато наименованието на партномера съвпада с името на JPG файла. Така ако в определената за целта директория съществува такъв файл веднага след като попълните полето за партномер и при преминаване към следващо поле системата автоматично визуализира и прикача снимката.
За да прикачите ръчно изображението кликнете с мишката върху текста над мястото за снимка "Път до графичния файл" и изберете конкретния файл.
Номенклатурни полета
Номенклатурни полета са категория, група, тип/за продукт, марка производител, допълнителна специфика. Това са основните и те се отличават по начина на попълването им, а именно чрез избор от списък.
Попълването на данните в тези полета става по два начина. Единият е като кликнете в края на полето върху стрелката надолу и отворите списъка с вече въдени позиции. От него може да изберете наименованието, което ви трябва.
Този метод е подходящ, когато списъкът не е много голям и лесно може да намерите желаната информация в него. Чрез него обаче не може да оперирате с данните от тази таблица като например да въведете нов номенклатурен запис. Също търсенето в този списък не е много удобен за търсене в него. За целта софтуерът предлага възможността да отворите нов екран, който представлява модул за опериране с данните на съответната номенклатура удобно и бързо. В него може да търсите бързо, да добавите нов запис, да редактирате данните на грешно въведен и да направите избора за попълване на номенклатурното поле. За активиране на този метод използвайте малкия бутон (с три точки) вдясно от полето. Още по лесно може да отворите този списък като използвате клавиша " Space" (интервал) когато сте попаднали в номенклатурното поле и то очаква да изберете метода за попълването му.
Номенклатурните полета са изключително важни за складовата програма и е необходимо добре да обмислите как да структурирате информацията в тях. Те са задължителни за попълване. Не са обвързани едни със други, което значи, че свободно може да комбинирате данните в тях едно с друго. Логиката, която не е задължителна е следната:
Категория
Категорията обобщава голяма част от вашата номенклатура. Например: резервни части, изделия, консуматив и услуги. Във всяка една от категориите е логично да се намират отделните групи.
Група
Групата определя смия артикул. Например: принтери, процесори, кабели и т. н. В групата се съдържа важна информация за автоматичното ценообразуване, което софтуерът предлага като незадължителна опция. Освен това тук е добре да попълните данните така, че ако си представим представена тази информация в уеб магазин по този списък посетителите биха се ориентирали лесно при търсене на стоките ви.
Тип/за продукт
Полето тип е предвидено за обозначение на специфика на даден артикул. Например: резолюция на печат ако става дума за принтер или размер на екран ако става дума за LCD телевизор или монитори и т. н.
Марка производител
Марката производител трябва ясно да определя кой е производителя на дадена стока. Например: Sony, Panasonic, Samsung и т. н.
Допълнителна специфика
Допълнителната специфика прави изключение от останалите гореописани полета и не е задължително за попълване. То е предвидено в случай, че ви е необходимо да опишете допълнителен параметър на дадена стока така,че после да имате възможност да направите филтър по тези данни. Например ако работим със склад за гуми тук може да отбележим дали гумата е зимна, лятна, всесезонна и т. н.
Важно е да отбележим, че добре подредената информация в номенклатурните полета ще ви даде възможност много точно да селектирате определено множество артикули отговарящи на зададените критерии по данните в тях.
Вижте още: