Задължения на клиенти и отчитане на плащания

В складовия софтуер GVStorePRO е създадена възможност за проследяване на задълженията и плащанията по продажби от клиенти. Всеки документ за продажба съдържа данни са статуса на плащане. Статусите на плащане са следните:

• Чака плащане (отложено плащане)
• Платено
• Платено на вноски
• Отказано плащане

Чака плащане (отложено плащане)

В момента на създаване/отварянето на продажбата има значение какъв начин на плащане ще се избере. Когато се избере плащане „в брой“ това означава, че плащането по продажбата се извършва на момента. При плащане по банков път, с карта или друг начин различен от „в брой“ продажбата автоматично се маркира, като „Чака плащане (отложено плащане)“. Това означава, че на по-късен етап трябва изрично да потвърдите плащането. По-долу може да видите по какъв начин се извършва потвърждаването.

Когато се избира „Чака плащане (отложено плащане)“ се предоставя възможност да заложите срок за плащане и да посочите датата на падежа. За улеснение може да въведете брой дни в полето преди датата на падеж, за да може системата автоматично да попълни крайната датата за плащане.

В данните на всеки клиент има възможност да се заложи брой дни на отложено плащане по подразбиране. В този случай, когато откривате нова продажба на конкретния клиент падежната дата ще се попълни автоматично.

Забележка:

При избор на плащане в брой се допуска ръчно да сложите отметка на „Разсрочено плащане“. Това обикновено се използва в случай, че клиентът трябва да плати на друго работно място и там конкретния служител (например касиерът) да сложи отметката за платено в момента на плащането.

Поставянето на продажбите в статус „Чака плащане“ формира задължения на клиентите. Сборът от всички продажби, които са в този статус, фактически определя общото задължение на всеки отделен клиент.

След, като дадена продажба е поставена в статус „Чака плащане“ това означава, че в даден етап, когато плащането от клиента вече е извършено, продажбата трябва да се отметне, като платена, за се премахне задължението на клиента и същевременно постъпилата сума ще бъде отчетена за конкретния ден, като приход на средства. Как най-добре може да се извършва отмятането на продажби, като платено? За целта има предназначен отделен модул, който се намира в меню „Продажби/Отмятане на плащания по неплатени продажби“

В модула за отмятане на плащанията се извеждат само продажбите, които не са платени или са частично платени. В полето за търсене може да въведете наименованието на конкретна фирма клиент, за да филтрирате само нейните продажби.

Екранът се състои от две части. В лявата част в табличен вид се извежда списъка с неплатените продажби или частично платените. Тоест всички продажби, по които се дължи някакво плащане. В дясната част се извежда информация от текущо маркирания ред и в него се предоставя възможност продажбата да се маркира като директно платена или да се добави частично плащане.

Отбелязването на продажба, като платена може да се извърши по два начина:

• Директно плащане
• Плащане на вноски

Директно плащане (Платено)

При метода на директното плащане продажбата се поставя в статус „Платено“, което означава, че плащането е извършено от клиента на момента и е платена цялата сума. В случая сумата по конкретната продажба не се натрупа към общите задължения на клиент, а директно се маркира, като платена. Отмятането на продажбата, като директно платена се извършва, като вдясно от таблицата с маркираната конкретна продажба от падащото меню „Избери новия статус на плащане“ изберете „платено“.

След избора на статуса задължително трябва да отбележите че платежното/плащането е пристигнало и конкретно на коя дата е пристигнало. Посочването на датата на е важно, за д може платената сума да се отчете, като получена и да се добави към оборота на съответния ден.

Окончателното потвърждаване на плащането се извършва с натискане на бутона „Промени статуса на плащане“, като по този начин продажбата се премахва от списъка с неплатените продажби.

Използването на този метод е удобен в случаите, когато първоначално издавате проформа фактура на клиентите, с начин на плащане по банка, и след като получите плащането отбелязвате продажбата, като изцяло платена еднократно.

Плащане на вноски (Платено на вноски)

Продажбите, при които се налага плащането да се извършва на вноски, отмятането на платените суми се извършва задължително с регистриране/добавяне на ново плащане. По този начин се води отчетност за постъпилите суми по дати, тъй като тук плащането може да не се извърши в един ден, а цялата сума да се изплаща на няколко пъти и в различни дни. Така всяка отделно платена сума ще влезе в отчета на съответната дата за постъпили парични средства.

 

В този случай статусът на продажбата остава „ЧАКА ПЛАЩАНЕ“ докато цялата сума не бъде изплатена. В момента, в който се добави и последното плащане, покриващо цялото задължение по конкретната продажба, същата автоматично преминава в статус „Платено НА ВНОСКИ“ и се премахва от списъка. Особено тук е че тези продажби оставят в историята на клиента, като натрупани задължения и изплатени такива. На тази база в справката за задължения и плащания на клиенти може да се види общото задължение, натрупано във времето, извършените плащания и общия остатъкът за плащане.

 

 

Често допускана грешка!

Двойното отчитане на плащане на продажбата е често срещана грешка. При нея продажбата хем се отмята, като директно платена, хем се добавят и плащания към нея. В този случай системата отчита двоен приход защото приема, че веднъж има еднократно плащане на цялата сума и втори път има допълнително плащане на вноски. Принципно това се допуска, но е логично да се използва само в случаите когато има наистина надплащане. Например, когато постъпилите средства при плащане по банка са повече от общата сума на продажбата, тогава освен отмятането, като директно платена е необходимо да се добави и плащане, чиято стойност е разликата (надплатената сума). Така в справките за задължения и плащания на клиенти ясно може да се откроят продажби, по които има надплащане.