Заявки - въведение

В складовия софтуер има изграден мощен инструмент с пакет от модули, свързани помежду си, който позволява създаването, проследяването и обработването на отделните видове заявки.

Описанието дава информация чрез конкретни ситуации за основните принципи и възможности, които предлага софтуерният продукт.

Поръчка от краен клиент

При този тип заявки клиентът се свързва с търговеца и иска да направи поръчка на определени стоки. Възможно е подобен тип заявки да се извършват и директно в магазина. Смисълът на този тип заявки е, че стоките, които клиентът заявява, може да не са налични и трябва да бъдат поръчани и доставени от конкретния доставчик. Възможно е част (или всички) от стоките да са налични, но да е необходимо да бъдат резервирани, ако се изисква доставка на определена дата.

Заявки от сервизния модул

Когато дейността на фирмата е свързана с извършване на сервизна дейност, един от най-важните процеси е описването на частите, необходими за даден ремонт и заявяването им, в случай че не са налични. Също така може да се обработва процес, при който сервизният софтуер (ServicePRO) се използва за обслужване на мрежа от сервизни центрове. В този случай сервизните центрове изпращат заявки към централния склад.

Вижте още за обработване на заявки от сервизния модул

Заявки на стоки под минимални количества

Софтуерът разполага с набор от възможности, които позволяват да се следи наличността на стоките в склада. При определени настройки, за всеки отделен артикул, GVStorePRO може във всеки един момент да изведе списък на всички стоки, чиито количества са паднали под необходимия минимум. На тази база стоките, които са под минималното количество може много лесно да бъдат трансформирани във входяща заявка за склад, след което да бъдат поръчани от конкретните доставчици и така бързо да се покрият минималните количества в складовата наличност.

Набелязани за заявяване

Набелязването за заявка е функционалност, която позволява по време на осъществяване на продажба и по преценка на продавача, на момента да се създаде бележка за конкретен артикул, че той трябва да бъде поръчан с цел попълване на необходимите количества в склада. Набелязаните заявки представляват междинен буферен списък на стоки, за които по време на продажба е установено, че е добре да бъдат поръчани и доставени в склада.

Заявки за склад

Заявките за склад представляват възможност за създаване на списък от стоки, които трябва да бъдат доставени изцяло по преценка на търговеца. Този метод на създаване на заявка дава възможността на търговеца да определи ръчно и по своя преценка, кои стоки желае да поръча. Въпреки че този метод се използва рядко, предвид всички останали възможности, които са в помощ на оптимизиране на поръчките, той все пак дава възможност за свободна преценка на търговеца какви стоки трябва да бъдат доставени в склада.

Как е организиран процесът по регистриране на отделните заявки?

Процесът се организира и извършва чрез два основни модула – входящи заявки и изходящи заявки. В първия (входящи заявки) се регистрират заявените стоки от клиенти, а при втория модул (изходящи) се създава обобщен списък от всички входящи заявки, които се разделят по отделните доставчици. Тоест, първо се съставя списък от необходимите стоки и на тази база се създават отделни списъци към всеки отделен доставчик, който може да ги достави. Така може за определен период да има създадени например 100 входящи заявки, на базата на които в последствие ще се формират 5 изходящи заявки (примерно) към петте отделни доставчици.

Входящи заявки

Целта на модула за входящи заявки е да предостави възможност за събиране и създаване на общ списък от стоки, които трябва да бъдат доставени или изпратени при клиенти, за сервизни поръчки или просто за снабдяване на склада с необходими количества. В модула за входящи заявки може да се създават много на брой отделни заявки, които след това да бъдат изпълнявани или да са основа за създаване на поръчки към доставчици.

Изходящи заявки

Изходящите заявки представляват заявки към доставчиците. Целта на този модул е да създаде списък на заявки към всеки отделен доставчик, като същият се генерира автоматично на база на всички стоки, регистрирани като входящи заявки. Тоест, във всички случаи когато има необходимост да се поръча стока от даден доставчик или от няколко доставчика, то първичният документ трябва да бъде регистриран като входяща заявка, а след това софтуерът автоматично ще направи разделение и разпределение на стоките по отделните доставчици, като създаде изходящи заявки.

Изходящите заявки на по-късен етап могат да бъдат трансформирани в доставки, когато бъдат изпълнени от съответните доставчици.

По този начин се осъществява и проследява цикълът: заявка-поръчка-доставка-продажба.

Бележка:

Складовият софтуер разполага с отделен модул за обработване на заявки от онлайн магазин (e-shop), който предоставя съвсем отделена функционалност и няма общо с гореописаните модули. Повече информация относно обработването на заявките от свързан електронен магазин към складовия софтуер може да се види в: „Обработване на заявки от онлайн магазин - e-shop“